«АВТОРИТЕТЫ» В ВАРШАВЕ

В Варшаве недавно состоялся международный, 25-й по счету, семинар из цикла «Авторитеты». В центре его внимания был Дэвид Аллен – эксперт мирового уровня по вопросам управления, автор метода «Getting trings done» (в переводе примерно – «Делание дел»). Его книга «Искусство эффективности. Успешное выполнение заданий» на сегодняшний день – мировой бестселлер. Она издана на 24 языках, в том числе и на русском, и распродана более чем в один миллион экземпляров.

В числе клиентов Аллена, являющегося одним из самых влиятельных теоретиков продуктивности, – ВМW, Deutsche bank, Ford Foundation, Microsoft Corporation, Sony, US air force, US department of defense, US navy… Дэвид Ален, ко всему прочему, – искусный педагог, неординарно проводящий мастер-классы в разных регионах мира.

Любому современному человеку катастрофически не хватает времени. Из-за этого он ругает себя за собственную неорганизованность. Однако организованность – это не врожденная способность, а навык, которому можно научиться. А следовательно, можно  избегать критических ситуаций, когда приходится судорожно предпринимать авральные действия, жаловаться на нехватку идей, спешно генерировать их и т.д.

Главное, по словам Аллена, – уметь расслабиться, от этого зависит наша продуктивность. Сознание должно быть ясно, а мысли – упорядочены. Затем необходимо отделить важные дела от второстепенных, определить цель и приоритет, суть задачи и принципы работы над ней, представить себе конечный результат, уметь генерировать идеи, организовывать саму работу, разобраться с ближайшими действиями.

Аллен часто употребляет выражение «trick yourself» – обмануть себя. По его мнению, человек – достаточно ленивое и инертное существо. Для того чтобы это существо продуктивно что-то делало, оно должно завлекать себя в эту деятельность.

 В Варшаве аудиторию особенно интересовало то, как избавиться от постоянного прессинга времени, сбавить сумасшедший темп, достичь внутреннего равновесия и лучших результатов в работе. Ученые, специалисты, бизнесмены задавали Аллену и другие, не менее важные вопросы.

– Любопытно, а как вы сами управляетесь со временем, допускаете ли вы опоздания?

Дэвид Ален: Чаще всего стараюсь укладываться в определенное время. Так сподручнее, хотя признаюсь, что управляться со временем чрезвычайно трудно. Это для меня огромная проблема. Ведь управлять временем обычным способом невозможно, как, например, другими делами.

На мой взгляд, в данный момент следует делать только одно дело. Возможности две: либо ты удовлетворен тем, что делаешь, так как знаешь, что именно это ты должен делать, либо чувствуешь себя плохо – оттого, что не делаешь в данный момент что-то другое. Если кто-то считает, что в данный момент должен делать что-то другое, неудовлетворенности не избежать. Тут уж рукой подать и до стресса. Иначе говоря, управление временем в действительности – вопрос осознания того, что должен ты делать в данный момент.

– А как решить, что необходимо делать в данный момент?

– Это зависит от многих факторов. Прежде всего от того, какие цели ставишь перед собой, каковы твои перспективы, обязанности, ключевые ценности. Самая большая проблема, с которой сталкиваются многие, – это то, что они не знают до конца, что является для них наиважнейшим.

– Это, пожалуй, и есть самая большая проблема разумного управления временем?

– Безусловно. Необходимо учиться определять то, что является для тебя самым существенным. Собственно, этот принцип и лежит в основе моего метода. Я разработал его, черпая вдохновение из искусства борьбы. В каратэ, которым я занимаюсь, очень важно иметь чистый, светлый разум, ничто не должно ему мешать. Если внезапно атакуешь четырех парней, ты не должен думать о почте, которую тебе не удалось отправить. В голове должно быть одно: ты сейчас должен бороться. Постепенно я открыл: в мозгу есть вещи, которые нас отвлекают, рассеивают. Причем если не выполняешь своих обязательств и не делаешь то, что должен делать, то всё это будет болтаться в твоей голове.

Людей, в общем, мучает не дефицит времени. Их мучает то, что они не выполняют то, что сами на себя взвалили.

– Но ведь обязанности не удается выполнять чаще всего из-за нехватки времени.

– Возможно, это происходит из-за того, что не удалось определить, что именно нужно делать в первую очередь. Ибо многие вещи, которые мы делаем, в действительности не заслуживают этого. Снова повторюсь: сначала надо определиться, сконцентрироваться на надлежащих делах. И запланировать их. Если всё хорошо запланировано, тогда не будешь постоянно мучиться, что должен делать.

– Выходит, на повестке дня опять старое – планирование.

– Нет. Важнейшим должно быть определение, что является для тебя самым существенным. Немало людей, которые никогда в своей жизни не планировали, но у них всё было хорошо.

– А как быть с откладыванием работы на потом? По мнению некоторых, это портит настроение, ухудшает результаты выполнения задания.

– Это зависит от того, из-за чего откладываем работу. Если не хочется что-то делать, так как есть более интересное и важное дело, то всё в порядке. Иногда откладывают работу из-за того, что не хочется ее выполнять, так как она испортит настроение. Ну, а коль так, зачем ее выполнять? Многие люди, не секрет, откладывают работу на потом из-за боязни, что они не в состоянии выполнить ее хорошо. В таком случае лучше разложить ее на части и потихоньку приняться за дела.

– Хуже всего удается организовать время в офисе: нас постоянно атакуют электронная почта, телефоны, распоряжения, просьбы. Как быть в этом случае?

– Если делаешь одно дело, должен изолироваться от других. Если хочешь писать статью, не отвечай на телефон, на электронную почту. Если говоришь по телефону, не читай почту. Реши, что нужно делать, и сконцентрируйся на этом. Никто не ожидает от нас, что мы должны мгновенно ответить на электронную почту.

– Улучшается ли жизнь человека, который учится управлять временем?

– Он будет чувствовать себя лучше и в работе, и в личной жизни. Если мы делаем дело, которое считаем важным и необходимым, то чувствуем себя счастливыми.

– Любите ли вы иногда транжирить время?

– Даже очень. Хотя когда начинаю испытывать от этого удовольствие, то такое состояние уже нельзя назвать растранжириванием времени.

Анатолий Петрович ШАПОВАЛОВ,

 журналист-международник